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Premier Ministre – République Française

Premier Ministre - République Française

La compréhension de notre besoin par Archimed fut un point clé de la réussite de notre projet documentaire. La recherche d’un nouvel outil s’inscrivait en effet dans le processus de mutualisation de la fonction documentaire des nombreux services du Premier ministre. Nous avions pour cela besoin d’une solution nous permettant de réunir en un seul catalogue les différents fonds issus de la fusion des collections et d’unifier les traitements documentaires à venir. L’import des métadonnées dans des standards reconnus et la mise en place d’un mappage des données couplé à des filtres d’import personnalisés ont largement contribué au succès de cette opération. L’articulation entre le SIGB et le portail documentaire de Syracuse ouvre d’intéressantes perspectives dans l’éditorialisation des données du catalogue et de l’activité du nouveau centre de documentation.

Les services du Premier ministre ont élu la solution Syracuse d’Archimed pour la création d’un centre de documentation unique.

Hôtel Matignon

Partageant le pouvoir exécutif avec le chef de l’État sous la Ve République, le Premier ministre est assisté par plus d’une centaine d’instances administratives, qui prennent part à la direction de l’action gouvernementale. Pour la seule gestion des structures documentaires existantes, cinq solutions logicielles étaient jusqu’alors déployées dans les différents services du Premier ministre, qui disposaient chacun d’un centre de documentation propre. Par ailleurs, les bases de données bibliographiques étaient déconnectées les unes des autres et il était donc en pratique impossible d’accéder facilement à une vue d’ensemble des informations.

Le 16 avril 2014, le Secrétaire général du Gouvernement a décidé de décloisonner ces services en validant le principe de mise en place d’un unique centre documentaire et d’une seule base de données bibliographiques, agrégeant les données des différents centres de documentation. Le nouveau centre de documentation des services du Premier ministre, avenue de Ségur à Paris, héberge ainsi une douzaine de centres de documentations différents, parmi lesquels figurent notamment le CGET (Commissariat Général à l’Égalité des territoires), la DILA (Direction de l’Information Légale et Administrative), le SGDSN (Secrétariat Général de la Défense et de la Sécurité Nationale), la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés) ou encore le CCNE (Comité Consultatif National d’Éthique). Ce centre fédère 2700 usagers, qui disposent physiquement de 6000 documents en accès libre et de 5000 documents en réserve, ainsi que de nombreux abonnements, par EBSCO, à des ressources numériques.

Le projet

Matignon - Salle du conseilPour une gestion unifiée de l’ensemble de leur documentation, les services du Premier ministre ont choisi Syracuse, séduits par son adéquation aux besoins et sa complétude fonctionnelle. Les réponses apportées aux exigences de sécurité ont également été déterminantes.

L’objectif d’unification des pratiques documentaires, au cœur de ce projet, a été atteint par la mise en œuvre des outils documentaires fédérateurs de Syracuse : un catalogue unique pour toutes les ressources de ce nouveau centre de documentation et la création d’une bibliothèque numérique gérant les publications internes de ces mêmes services.

À l’issue du bilan de projet, les professionnels se sont montrés très satisfaits des possibilités de personnalisation du produit, notamment pour les facettes, les affichages et les aires de recherche. Satisfaits également de l’accompagnement d’Archimed et des résultats de l’audit de sécurité conduit sur leur nouveau système d’information Syracuse par une société tierce.

Intéressés par le périmètre fonctionnel en constante évolution, ils ont aussi choisi de mettre en place un serveur de pré-production, afin de pouvoir, à tout moment et sans incidences, essayer de nouveaux paramètres ou de nouvelles fonctionnalités.

Les solutions apportées
Crédits photographiques :
CC BY-SA 2.0 Gullhem Vellut
© Services du Premier ministre
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