Syracuse . SIGB
SIGB

Syracuse est un système de gestion documentaire complet, nativement multimédia (SIGB DR, Digital Ready) et adapté à toute taille et typologie de bibliothèques.

Syracuse, le SIGB nouvelle génération !

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Le collaboratif
close Le collaboratif

Solution moderne, Syracuse met la relation entre les professionnels au cœur de l’application de gestion. Elle facilite le travail au sein de l'équipe (messages, données partagées) et leur permet également d'impliquer les usagers (suggestions d'achat).

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L’évolutivité
close L’évolutivité

La bibliothèque doit sans cesse s’adapter aux nouvelles demandes de son public. Par la souplesse de ses paramétrages, son interopérabilité technique, sa capacité à gérer des réseaux et son évolution régulière, Syracuse apporte aux professionnels l’assurance de disposer d’un outil toujours adapté à leurs enjeux.

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La qualité
close La qualité

Syracuse garantit la qualité de votre circuit du document. Une gestion avancée des profils et des droits vous permet de préciser les possibilités d’intervention de chaque professionnel. De la veille documentaire jusqu’au prêt, chacun intervient ainsi à bon escient et de manière contrôlée.

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La productivité
close La productivité

L’ergonomie de l’application (interface intuitive, raccourcis clavier, aide en ligne) et les outils d’automatisation intégrés (dérivation, enrichissement, relances) permettent aux professionnels de gagner en efficacité et de se concentrer ainsi sur le cœur de leur métier.

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La convergence physique/numérique
close La convergence physique/numérique

Les SIGB conçus à l’époque des collections purement physiques se heurtent désormais à la nécessité de gérer un fonds numérique sans cesse croissant. Avec Syracuse, nous proposons aux professionnels un outil nativement multimédia, homogène et unifié, quel que soit le support des documents.

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La relation usagers
close La relation usagers

Avec Syracuse, l’usager est au centre du système d’information. La bibliothèque peut mettre en œuvre une véritable politique de gestion de la relation citoyen (GRC) et améliorer continûment ses services, grâce à une meilleure connaissance des usagers.

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Le décisionnel
close Le décisionnel

Au-delà du calcul de statistiques, l’évaluation de la performance met en lumière les forces et les faiblesses de l'activité et permet ainsi aux professionnels d’orienter leurs actions. Syracuse apporte l’information nécessaire à la prise de décision éclairée dans l’ensemble des missions de la bibliothèque.

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settings Les fonctionnalités

Intranet professionnel

Interactivité et travail collaboratif via le tableau de bord du SIGB, véritable bureau virtuel du professionnel. Une interface rassemblant fil d’actualités, raccourcis intelligents et favoris fonctionnels.

Recherche et outils associés

Un moteur de recherche performant adressant l’ensemble des objets documentaires et des données de gestion de votre SIGB, combiné à des outils de traitement puissants, pour une gestion optimale de vos collections.

Le catalogue

Une base documentaire normalisée et multimédia, capable de gérer tout type de fonds, qui combine des outils de contrôle qualité (autorités, contrôles à la saisie) et des outils d’aide à la production du catalogue de votre SIGB (dérivation, chargeurs) .

Les périodiques

Combinez dans votre SIGB la finesse de description de vos revues physiques et électroniques (série, fascicules, articles, liens externes, etc.) avec la facilité de gestion de tous vos abonnements (état de collections, bulletinage).

Les acquisitions

De la veille documentaire au suivi budgétaire, en passant par la génération des commandes, le SIGB est une solution complète pour maîtriser et optimiser votre politique documentaire.

Gestion des collections

Une description fine et paramétrable de vos exemplaires, qui s’adapte à l’organisation de votre établissement. Des outils de traitement en masse, pour automatiser au maximum vos opérations. Des capacités étendues, qui vous permettent d’interfacer votre SIGB avec les outils d’identification magnétique ou RFID.

La circulation

Des règles de prêt complètement personnalisables, pour gérer comme vous le souhaitez dans votre SIGB le prêt, la réservation ou la demande de communication indirecte des documents de vos collections.

Le décisionnel

Une brique décisionnelle complète et aboutie offrant une vision à 360 degrés des pratiques et des besoins de vos usagers, vous permettant ensuite de prendre les bonnes décisions en matière d’acquisitions, d’organisation du portail, etc.

Gestion de réseaux

Une solution capable de répondre aux besoins les plus complexes de consortiums de bibliothèques qui souhaitent à la fois conserver leur autonomie de fonctionnement et mutualiser leur gestion au sein du même SIGB.

Interopérabilité

Une solution SIGB ouverte, capable d’optimiser l’exposition de vos collections et de vos services, et de s’intégrer au système d’information de vos tutelles ou de vos partenaires.

Un outil de travail collaboratif, centré sur les usages quotidiens du professionnel

Le SIGB Syracuse est une solution interactive et collaborative. Dès sa connexion le professionnel dispose d’une interface propre à son activité. Elle comporte un fil d’actualité qui, d’une part, l’informe de l’activité au sein de son réseau ou de sa bibliothèque, et, d’autre part, sert de plateforme d’échange d’informations pour l’ensemble de l’équipe professionnelle. Syracuse SIGB devient ainsi pour le professionnel un véritable bureau de travail virtuel.

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Mur d’actualités

Chaque professionnel peut publier très rapidement sur l’interface du SIGB des informations relatives à son activité, à l’actualité de la bibliothèque, ou sur tout autre sujet susceptible d’intéresser ses collègues. À tout moment, il retrouve en un clic l’ensemble de ses publications afin de les corriger ou de les supprimer. Il peut également suivre les messages publiés par ses collègues sur l’ensemble de son réseau ou afficher uniquement ceux provenant de sa bibliothèque.

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Raccourcis

Le SIGB Syracuse offre au professionnel des raccourcis intelligents vers les fonctionnalités les plus souvent utilisées. Celui-ci peut ainsi, d’un seul clic, afficher la liste des nouveautés d’un type de document, bulletiner un numéro de périodique, consulter la liste des numéros manquants, ou accéder à bien d’autres raccourcis fonctionnels lui faisant gagner en efficacité.

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Favoris

En dehors des raccourcis proposés par l’administrateur du SIGB, chaque professionnel organise librement ses propres favoris et accède ainsi rapidement aux fonctionnalités qu’il utilise couramment.

Des outils puissants, pour faciliter la recherche dans vos collections et tous les traitements associés

Le SIGB Syracuse apporte aux professionnels un moteur de recherche puissant leur permettant d’interroger rapidement et finement l’ensemble des objets gérés par le module SIGBDR (documents, exemplaires, autorités, commandes, etc.). Toutes les listes de résultats obtenues sont exportables selon des formats paramétrables. Versées dans des paniers de notices, ces listes peuvent ensuite faire l’objet de traitements avancés.

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Puissance de la recherche

Syracuse offre au professionnel une recherche performante et pertinente, permettant via les facettes de constituer très rapidement des requêtes précises sur le fonds. Lors de son interrogation, le professionnel peut croiser des données documentaires et des critères de gestion. Il peut mémoriser dans son profil ses recherches les plus fréquentes, afin de pouvoir les relancer rapidement directement dans l’interface. Une recherche rapide est également accessible à tout moment sur l’ensemble des objets gérés par Syracuse.

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Affichage et éditions sur mesure

Entièrement paramétrable, la liste des résultats propose différents formats d’affichage permettant au professionnel de visualiser rapidement les informations principales sans avoir besoin de consulter la notice dans son intégralité. Les notices sélectionnées peuvent être exportées (formats CSV, PDF, ISO 2709, MarcXChange) ou ajoutées à un panier. À partir de l’affichage de la liste des documents, le professionnel peut accéder en un clic aux objets documentaires associés (exemplaires, autorités).

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Panier

Les paniers sont des sélections d’objets (notices, exemplaires, autorités, usagers) préparées par les professionnels. Ils sont à la fois collaboratifs et transverses, leur contenu étant partageable avec d’autres professionnels et utilisable dans de nombreuses opérations de masse (exports, création d’un bon de commande, remplacement d’une valeur de champs, etc.).

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Traitements en série

Syracuse apporte au professionnel un environnement simplifié pour réaliser des opérations de masse sur les objets bibliographiques, exemplaires ou d’autorités. Selon ses droits, le professionnel utilise des traitements unitaires seuls ou bien des tâches qui en combinent plusieurs. Avant l’exécution du traitement, il peut prévisualiser les impacts puis valider son opération. Un tableau de bord lui permet de suivre le bon déroulement de l’ensemble des traitements lancés.

Une solution combinant puissance documentaire et simplicité d’utilisation.

Le SIGB Syracuse vous permet de gérer, dans un environnement normalisé, l’ensemble de vos fonds physiques et électroniques. De la dérivation de notices bibliographiques aux grilles simplifiées de catalogage, en passant par des enrichissements automatisés, le SIGB Syracuse facilite la gestion du catalogue, tout en garantissant le respect de la qualité souhaitée. Les outils d’administration vous permettent de définir précisément votre politique de catalogage.

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Une notice de qualité en un clic

Le professionnel récupère en un clic une notice, qu’elle soit bibliographique ou d’autorité, à partir de différentes sources de références interrogées à la volée. Lors de la dérivation de la notice dans la base, il dispose de filtres permettant d’appliquer des traitements pré-paramétrés par l’administrateur. En 5 secondes, le catalogue s’enrichit d’une nouvelle notice de qualité.

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Import en masse

Afin d’alléger le travail de catalogage des professionnels, Syracuse dispose d’une fonction d’import en masse de fichiers compatible avec les principaux fournisseurs de contenu (BNF, Decitre, Electre, Indexpresse, GAM, ADAV, etc.). Comme pour la dérivation, le professionnel peut, lors de l’import, choisir des traitements à appliquer et définir un panier qui sera automatiquement enrichi des notices importées. En cas d’import de masse (plusieurs milliers de notices), le professionnel peut planifier le moment où les traitements associés devront avoir lieu.

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Un catalogage sur mesure

Entièrement paramétrables, les grilles contiennent les seuls champs choisis par l’administrateur. Pour un même document, il est ainsi possible de disposer d’une grille « minimale », avec très peu de métadonnées, et d’une grille de catalogage plus exhaustive. Chaque grille intègre divers niveaux de contrôles, sur le fonds et sur la forme des données, pour guider l’utilisateur lors de la saisie et garantir, dans la durée, la qualité de la base documentaire. Une zone d’aperçu est disponible à droite de la grille de saisie, affichant en temps réel le rendu final de la notice générée.

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Un catalogue enrichi

Les notices peuvent être enrichies automatiquement par des contenus externes (quatrième de couverture, commentaires et avis, etc.) provenant de différentes sources. Syracuse permet également d’associer des documents primaires à une notice et, lorsqu’ils sont fournis dans un format PDF, de les indexer en texte intégral (full text). En complément, le module bibliothèque numérique de Syracuse permet d’enrichir la solution de fonctions avancées de gestion et de diffusion.

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Un catalogue nativement multimédia

Outre les références bibliographiques, Syracuse SIGB DR permet nativement de publier et de décrire des documents primaires de tout type. Avec un seul outil, vous gérez ainsi l’ensemble de vos collections physiques et numériques.

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Une indexation de qualité

Syracuse propose en standard de nombreuses formes d’autorités, normalisées ou non. Il est possible de les récupérer depuis la Bibliothèque Nationale de France ou depuis le SUDOC, avec une intégration complète des renvois et des notes. Le professionnel dispose de fonctions lui permettant de garantir la qualité de son référentiel d’autorités. Syracuse dispose également en standard d’un gestionnaire de thésaurus, autorisant toutes les relations entre termes imposées par les normes NF-Z47-100 et NF-Z47-101.

Finesse de la description bibliographique et suivi de vos abonnements.

Le SIGB Syracuse vous permet de décrire vos collections de périodiques avec le niveau de précision souhaité, du simple état de collection jusqu’à la description fine de chaque fascicule et de leurs exemplaires. Syracuse vous fournit également des outils qui vous permettent de suivre et d’optimiser votre politique d’abonnement aux revues, qu’elles soient physiques ou électroniques.

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Catalogue des revues

Entièrement intégrées au catalogue, les revues bénéficient en outre d’une aire de recherche spécifique, qui offre aux professionnels des facettes adaptées à ce type de document. La gestion des champs de lien («  »suite de » », «  »est le supplément de » », «  »absorbe » », «  »remplacé par » », etc.) est intégralement supportée. Chaque fascicule (numéro d’une revue) peut disposer, si le professionnel le souhaite, d’une notice générée automatiquement lors du bulletinage. Un fascicule est considéré comme un exemplaire et peut donc être prêté.
Concernant les revues électroniques, Syracuse permet au professionnel d’en saisir toutes les informations descriptives (URL d’accès notamment).

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Dépouillement

Il est possible, pour chaque fascicule, de procéder au dépouillement d’articles choisis. Chaque article dépouillé est alors lié à la notice de fascicule et possède une notice de dépouillement propre, qui précise les caractéristiques de l’article (auteurs, illustrateurs, photographes, nombre de pages, sujets traités, etc.). Cette structure autorise les recherches documentaires en profondeur dans la base des périodiques. Elle offre également une continuité de la navigation, grâce aux liens entre articles, fascicules et titres de périodiques.

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Gestion et suivi des abonnements

Il est possible de définir les règles de réception propres à chaque revue et de créer, pour chacune, autant d’abonnements que nécessaire. Le professionnel en charge de la réception des périodiques peut en automatiser la réception au maximum. Des rapports de suivi lui permettent ensuite d’identifier en un clic les numéros manquants. Enfin, l’état de collection est calculé automatiquement et affiché dans le respect de la norme.

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Revue de presse

Des documents numériques (sommaire de la revue, articles en libre accès, etc.) peuvent être associés aux objets documentaires pour diffuser, côté public, de véritables revue de presse.

Un outil complet pour les professionnels, au service de leur politique documentaire.

Le SIGB Syracuse couvre l’ensemble des étapes du circuit d’achat : suggestion initiale par le public ou veille par les professionnels, intention puis passage de commande, gestion de la réception, relance des fournisseurs et, enfin, suivi budgétaire. Les principales fonctions du logiciel (récupération d’éléments descriptifs, recherche documentaire intégrée, disponibilité des informations, modifications manuelles, etc.) donnent à cette fonctionnalité du SIGB toute son efficacité.

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Veille et suggestions

Syracuse permet à la bibliothèque d’identifier et de gérer les intentions de commandes qui proviennent respectivement du public et des professionnels. Les usagers saisissent leurs suggestions directement depuis le portail. Les professionnels, quant à eux, saisissent directement dans le SIGB leurs suggestions à l’intention de leur responsable des acquisitions. Des états permettent ensuite de trier les intentions et de les verser dans des paniers de documents à commander.

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Commande et relation fournisseurs

Syracuse apporte à la bibliothèque un suivi intégré de toutes les étapes de la relation avec ses fournisseurs : fiche de contact, gestion des commandes, gestion des marchés, relances automatisées, etc. Les professionnels peuvent paramétrer dans Syracuse les modalités de leurs choix pour le traitement des commandes, par exemple une centralisation ou une chaîne de validation. De la création des bons de commandes au suivi de la réception, Syracuse offre ainsi au professionnel un outil souple et ergonomique pour la gestion de l’ensemble de ses acquisitions.

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Gestion budgétaire

Syracuse permet à la bibliothèque de piloter sa politique d’acquisition, grâce à la définition annuelle de différents budgets comptables et analytiques prévisionnels dont elle pourra suivre la consommation au fil du temps. Les budgets réels sont en effet affectés immédiatement par l’ensemble des opérations réalisées au niveau de la bibliothèque (engagement, réception, annulation d’une commande, etc.).

Un ensemble complet d’outils pour faciliter au quotidien la gestion de vos fonds.

Le SIGB Syracuse vous garantit une gestion de qualité de vos collections, en assurant la traçabilité, la mobilité et la sécurité de vos documents. Le SIGB Syracuse met à disposition des professionnels des fonctions puissantes de description, de recherche, de localisation et d’administration des exemplaires et des collections.

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Gestion des exemplaires

Syracuse propose une structure non figée de description des exemplaires. La bibliothèque peut en effet créer toutes les zones d’information nécessaires à la bonne gestion de ses collections. Elle dispose ainsi d’une solution qui s’adapte au plus près de l’utilisation souhaitée. Syracuse assure la traçabilité des collections, grâce à une gestion fine des statuts associés aux exemplaires. Les professionnels disposent également, pour ces exemplaires, d’outils leur permettant les traitements par lot.

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Recherche avancée et listes personnalisées

Le sélecteur de données est un outil qui permet au professionnel de mener des recherches avancées sur tous les objets de gestion du SIGB (données d’exemplaire, prêt, réservation, bons de commande, fascicules d’un abonnement, etc.). Il permet de définir des requêtes opérant des jointures complexes sur de gros volumes de données et de les mémoriser. Les résultats sont fournis sous forme de tableaux, dont l’affichage des colonnes ou l’ordre de tri sont personnalisables. Tous les tableaux de résultats obtenus sont exportables au format CSV pour une réutilisation dans un tableur.

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Inventaire des fonds

Syracuse propose à la bibliothèque des fonctions de récolement et de désherbage qui lui facilitent, au fil du temps, la gestion de ses collections. Permettant un usage aisé des lecteurs portables d’inventaire, Syracuse est également à même de gérer des récolements partiels sur le fonds. À l’issue du récolement, le professionnel dispose d’opérations de traitement en masse sur les documents manquants.

Robustesse à toute épreuve et souplesse de la politique de prêt.

Avec le SIGB Syracuse, vous disposez d’une solution flexible et évolutive pour gérer la mise à disposition des documents de vos collections. Du nombre de documents empruntables à leur lieu de retrait pour l’usager, toutes vos règles de prêt sont paramétrables. L’ergonomie des outils de prêt manuels et les interfaces avec les systèmes automatisés visent également à faire des fonctionnalités de circulation du SIGB Syracuse un atout dans votre relation avec les usagers.

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Réservation /communication indirecte

Avec Syracuse, vous pouvez définir finement et précisément vos règles de réservations. Lors du retour d’un document, le système notifie le professionnel des réservations à traiter. Syracuse vous permet également de gérer la communication sur place de documents en magasin ou de documents précieux. Enfin, l’usager peut être informé par différents canaux (SMS, courrier électronique ou classique, portail) de la mise à disposition d’un document qu’il a réservé.

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Politique de prêt

Syracuse vous permet de décliner précisément la politique de prêt souhaitée. Chaque organisation peut en effet définir ses propres règles de circulation des documents pour le prêt, la réservation et la prolongation. Dans le cadre d’un réseau de bibliothèques, Syracuse vous permet également de paramétrer aisément une circulation mixte, avec, pour certaines organisations du réseau, la mise en place d’un service de navette des documents, et, pour d’autres organisations, le fait que ce soit l’usager qui circule et non le document.

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Prêt / retour manuel

Les interfaces de prêt et de retour sont dotées d’une ergonomie qui font de Syracuse SIGB un outil à la fois la productif et facilitant le conseil. Le professionnel peut, par exemple, tirer profit des nombreux raccourcis clavier ou enchaîner très rapidement les prêts en période d’affluence. À tout moment, il dispose des informations essentielles sur l’usager avec lequel il interagit et peut, en un seul clic, accéder à son profil complet. Durant les opérations de prêt ou de retour, tous les messages du système peuvent générer des alertes pour le professionnel. Dans le contexte d’une circulation en réseau, le retour d’un document dans une autre bibliothèque du réseau provoque la mise à jour automatique des informations de localisation et de transit, sans nécessiter d’autre manipulation.

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Automatisation des prêts/retours

Syracuse s’interface de manière optimisée avec les équipements spécialisés des principaux fournisseurs du marché, sans remettre en cause votre politique de fonctionnement. Il est en effet possible de paramétrer distinctement les messages échangés entre Syracuse et chaque automate installé dans votre établissement.

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Prêt et retours hors connexion

Syracuse propose un module de prêt secouru, qui permet au professionnel, en cas de coupure du réseau, d’enregistrer malgré tout des transactions de prêt/retour et d’effectuer l’inscription de nouveaux usagers. Dès retour de la connexion, le professionnel peut visualiser dans l’interface de Syracuse l’ensemble des transactions à synchroniser avec le serveur. Il lance alors cette opération en tâche de fonds et dispose à la fin d’un rapport complet.

Un système d’évaluation performant orienté vers la relation avec les usagers.

Le SIGB Syracuse apporte une brique décisionnelle complète et aboutie. Les nombreuses statistiques mises à disposition permettent aux professionnels du réseau d’obtenir une vision à 360 degrés des pratiques et des besoins des usagers. Cette brique comprend également la gestion de la base des utilisateurs et offre des fonctions avancées de type relation aux usagers (R.U.).

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Gestion de la relation aux usagers

Syracuse permet à la bibliothèque de gérer l’ensemble des relations avec ses usagers : inscription, circulation de documents physiques et prêts numériques, centres d’intérêts, notifications, etc. Le module SIGB permet de gérer des usagers de différents types, qu’ils soient des emprunteurs individuels, des collectivités ou des bibliothèques relais. Le fichier descriptif des usagers est basé sur une structure composée de zones et de sous-zones, qui est adaptable par la bibliothèque.

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Segmentation et outils de communication

Syracuse permet aux professionnels de la bibliothèque d’interroger la base des usagers de manière avancée, afin de constituer des listes d’usagers homogènes pour lesquelles ils disposent ensuite d’outils de notification modernes : courriel, SMS, messages dans le portail, lettres d’information, abonnements à une recherche mémorisée (diffusion sélective d’informations), inscription à un événement, etc.

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Statistiques et suivi des indicateurs clés

Syracuse intègre un entrepôt de données qui permet d’ouvrir les données statistiques pour en favoriser l’exploration via différentes interfaces. Ce cube multidimensionnel OLAP qui contient l’ensemble des données du SIGB est notamment directement accessible par Excel. Il permet à tout professionnel de générer lui-même les tableaux croisés dynamiques qui l’intéressent. Il est également possible de définir des indicateurs-clés de performance (KPI), qui permettent en un clin d’œil de suivre les objectifs fixés par la bibliothèque.

La force du collectif tout en préservant les spécificités de chacun.

Le SIGB Syracuse intègre nativement un fonctionnement multi-organisations particulièrement adapté aux réseaux de bibliothèques. Tout en facilitant la rationalisation des habitudes de travail et la qualité d’un catalogue partagé, Syracuse SIGB est une solution conçue pour permettre à chaque partenaire d’un réseau de conserver ses spécificités en paramétrant dans la solution les règles qui lui sont propres.

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Une solution qui s’adapte

Syracuse SIGB repose sur la notion d’« organisation ». Une organisation peut regrouper n bibliothèques différentes. Cette approche permet de partager les contenus et les services entre les unités organisationnelles (le catalogue, l’annuaire usagers), tout en permettant des règles de gestion propres à chacune d’entre elles.

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La maîtrise des droits

L’authentification sur le portail professionnel est obligatoire et seuls les membres du réseau y sont reconnus. Les utilisateurs professionnels sont répartis sur les différentes organisations et n’accèdent à l’intranet professionnel, à ses fonctions et aux données, que dans les limites du profil qui leur a été attribué par les administrateurs centraux. Pour la majorité des professionnels, cet accès se limitera donc au contexte de leur propre organisation.
Certains utilisateurs du réseau sont également en charge de l’administration centrale. Ils accèdent alors transversalement à toutes les organisations, pour administrer globalement le système, les données et ses utilisateurs.

Le respect des normes et l’ouverture technique comme socles du développement.

Le SIGB Syracuse est développé dans le respect des normes documentaires et informatiques. Outre votre indépendance dans la réversibilité du système (export possible des notices bibliographiques, des autorités et des lecteurs), Syracuse SIGB vous propose également l’ensemble des outils et des interfaces indispensables à une solution logicielle moderne.

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Interrogation du catalogue par des systèmes extérieurs

Syracuse vous permet d’exposer votre catalogue selon différents protocoles : Z39.50, SRU/SRW, OAI. Vous pouvez ainsi inscrire votre bibliothèque au coeur d’actions partenariales, telles qu’un catalogue régional, ou encore exposer vos fonds locaux spécifiques pour les valoriser.

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Utilitaires d’export et web-services

Syracuse est une solution logicielle ouverte. Elle peut donc fonctionner avec un autre portail documentaire, un espace numérique de travail en université ou encore un portail citoyen en collectivité.
Pour cela, outre des utilitaires paramétrables d’export de données, un environnement de web-services complet et documenté (WSDL) peut être mis à disposition de nos clients.

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