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Ville de Varces Allières et Risset

Mairie de Varces

Ville de Varces Allières et Risset

La ville de Varces choisit la solution de GED Elise 

La Ville de Varces a lancé, une consultation pour la mise en œuvre d’une solution de Gestion Electronique de Documents (GED).

La collectivité utilise de nombreux documents dans le cadre de l’ensemble de ses activités. Pour une grande part, ces documents sont des courriers reçus de multiples interlocuteurs  (citoyens,  entreprises,  organismes  divers),  sous  plusieurs  formes (papier,  fax,  courriels),  pour  des  objectifs  très  variés  (demande  d’information  ou d’action, traitement de dossiers, factures, etc.). Pour le reste, il s’agit de documents produits en interne par des moyens bureautiques, ou des documents reçus sous forme électronique, en particulier par courriel.

Quels usages pour la GED Elise?

Le projet a été initié suite à la volonté d’améliorer le traitement de tous ces documents, en mettant en particulier l’accent sur les aspects suivants :

  • Pour ce qui concerne les courriers :
    • Amélioration du suivi des réponses : « où en est le courrier X ? »
    • Tracer  les  actions  passées :  « qu’est-ce  qui  a  déjà  été  fait  sur  le  courrier  X, quand et par qui ?
  • Pour l’ensemble des documents :
    • Pouvoir les retrouver facilement
    • Les organiser sous forme de dossiers
    • Organiser le travail collaboratif lors de la préparation de dossiers
    • Faciliter l’archivage
    • Réduire la consommation de papier
    • Plus spécifiquement dans le cadre de la dématérialisation des actes administratifs, mettre en place les solutions techniques et organisationnelles adéquates.

Pour répondre à l’ensemble de ces besoins, la Ville de Varces a fait le choix d’Elise pour dématérialiser ses documents dans  un  système  de  Gestion  Électronique  de  Documents  (GED)  et  les  mettre  en circulation par un mécanisme d’automatisation des procédures.

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