Elise, gestion de courrier

En septembre 2005, la Mairie de Gujan Mestras décide de réaliser un Audit interne relatif à la gestion du courrier sur l’ensemble du réseau municipal.

Après une étude poussée d’un an et demi, un diagnostic complet a pu être établi mettant en lumière la nécessité de rationaliser le traitement du courrier.

Pour ce faire, elle lance en septembre 2007, un appel d’offre pour la mise en place d’une solution de gestion de courrier numérisé pour l’ensemble du réseau.

Gestion numérisée : traçabilité et recherche optimisées

Le projet recensait différents prérequis majeurs : La mise en oeuvre de la solution sur les 12 bâtiments du réseau, une solution ergonomique, facile à prendre en main, la mise en place de plans de classement spécifiques à chaque service, la possibilité de rechercher les documents en full text, le développement d’une architecture spécifique pour la gestion des factures.

Le choix de la municipalité s’arrête en octobre 2007 sur la solution de gestion de courrier numérisé Elise d'Archimed, car elle répondait point pour point aux demandes de la Mairie.

Au-delà du fait qu’il n’est plus nécessaire de passer du temps à rechercher un courrier parmi des milliers de papiers, l’ergonomie et la facilité d’utilisation d’Elise a vite séduit les collaborateurs de l’ensemble du réseau municipal.

Concrètement, dès son arrivée - la globalité du courrier du réseau municipal arrive à la Mairie - le service courrier le dépouille et le classe par service, puis le scan en masse et génère automatiquement des étiquettes – comprenant le code barre, le numéro de chrono et le service affecté – qu’il colle sur le courrier.

Une fois les métadonnées remplies - dont la date butoir de réponse si besoin - le courrier numérique est transmis aux différents services pour traitement. La version papier est également redirigée parallèlement.

Gestion centralisée : rapidité d’accès à l’information et délais de traitement réduits

Elise permet au Réseau Municipal de bénéficier d’une gestion rationnalisée et optimisée du courrier : la traçabilité est assurée et l’information mieux partagée entre les différents services.

Un gain de temps significatif a notamment été généré en permettant au Réseau Municipal de s’affranchir des transmissions de courrier entre les différents bâtiments – jusqu’à 2,5 km – et de traiter ainsi les demandes beaucoup plus rapidement.

De manière globale, la mise en place d’Elise nous permet de fournir un meilleur service aux citoyens, via une meilleure gestion des délais, une réactivité accrue à l’arrivée du courrier et une traçabilité optimale.

Grâce à la recherche « full text » et multi-critères, le courrier est maintenant accessible en quelques clics. De la même façon, il est très facile de visualiser l’avancement du traitement et les tâches restantes à effectuer.

Avec la mise en place de classements adaptés à la logique de chaque service, un utilisateur bénéficie d’une ergonomie optimale pour intégrer un courrier à un ou plusieurs dossiers.

Du courrier aux factures il n’y a qu’un pas ...

La mise en place d’un module complémentaire pour la gestion des factures permet aujourd’hui à la Mairie de traiter ces documents aussi facilement qu’un courrier.

Concrètement le lot « factures » une fois traité par le service courrier est transmis au service financier, qui se charge de compléter un onglet complémentaire. La facture est ensuite affectée au service destinataire pour validation.

Afin d’accroître la rapidité de traitement, un processus de validation spécifique a été mis en place pour la Mairie. En effet, grâce à une gestion des droits très affinée, un décisionnaire peut, dès qu’il est « logué » valider les factures dont il a la responsabilité en cochant une simple case.

Une fois validée, les factures sont automatiquement redirigées vers le service finances, qui via un simple clic - lancement d’une requête
pré-définie - les récupère pour traitement.

Propos recueillis auprès de Monsieur Serge Lartigue, DSI de la Mairie de Gujan Mestras